A pesar de que las empresas experimentan con la combinación de modelos de trabajo remotos, híbridos y en la oficina, la colaboración sigue siendo la base de la productividad de los equipos. Descubre las ventajas de un espacio de trabajo comunitario, compara los pros y los contras de los espacios de trabajo físicos y en línea. Entérate de las nuevas tendencias en diseño de oficina para los modelos de trabajo de la actualidad. 

Por: Onlyoffice.com y ATEmprendedores

Espacio de trabajo colaborativo: ¿Qué es?

Cuando se habla de un espacio de trabajo colaborativo, se entiende un ambiente de trabajo el que las personas realizan tareas individuales para lograr un objetivo común.

Es como un partido de fútbol. Cada jugador del equipo tiene un ámbito limitado de responsabilidades: defender, atajar, marcar goles, entre otros. Cuando se combinan y se hacen correctamente, estos esfuerzos ayudan a los equipos a salir vencedores. Del mismo modo, la falta de entendimiento entre los jugadores conduce a intentos vanos e incluso a fracasos.

Pueden existir espacios de trabajo físicos y virtuales.

• El espacio de trabajo físico es una oficina en el sentido tradicional. De hecho, son habitaciones o todo el edificio ocupado por una empresa. La colaboración puede lograrse mediante pizarras blancas para programar eventos y comunicarse cara a cara con el fin de que los empleados interactúen sin barreras.
• El espacio de trabajo en línea se ha hecho muy popular durante la crisis de COVID-19. Se trata de un software que permite sustituir el trabajo en la oficina creando su "versión digital". Las herramientas de colaboración en línea ayudan a comunicarse, intercambiar archivos y gestionar equipos sin salir de casa.

Espacio de trabajo físico o en línea: pros y contras

Aunque el teletrabajo es conveniente para algunos empleados, otros tienen que trabajar con hardware y equipos enormes que no pueden trasladar a su casa. Esta es una de las desventajas más comunes de los espacios de trabajo en línea, que impide que algunos equipos sean totalmente remotos.

Sin embargo, cuando se aplica correctamente, un espacio de trabajo virtual aumenta la productividad reduciendo el tiempo para completar las tareas diarias, elimina la rutina, el papeleo y los errores humanos. Algunas de las empresas más populares que han aceptado el trabajo remoto son Amazon, Upwork y Shopify.

Irónicamente, muchas personas van a su lugar de trabajo físico y pasan la mayor parte del día trabajando en un ambiente de trabajo en línea. Además, casi nunca hablan entre ellos sin servicios de mensajería. De hecho, muchos equipos hacen el trabajo que podrían hacer desde casa, sin perder tiempo en atascos por la mañana.

Características del espacio de trabajo colaborativo en línea

Los requisitos para las funciones específicas del software de espacio de trabajo colaborativo son diferentes en cada sector. Sin embargo, hay tres funciones imprescindibles para cualquier equipo: gestión de archivos, comunicación y gestión de proyectos.

Cada categoría incluye una serie de tareas para las que existen aplicaciones independientes. Spoiler: no es necesario comprar cada aplicación por separado; descubre las mejores soluciones "todo en uno".

1. Gestión de archivos

Utilizando este término general, solemos referirnos a la edición de documentos, la colaboración en archivos, el almacenamiento y el intercambio de recursos en un espacio de trabajo común en línea.

Edición de documentos

El flujo de trabajo de documentos existe en cualquier empresa en diferente medida. Algunos equipos sólo envían facturas y contratos, mientras que para los redactores y periodistas un archivo de texto es un producto.

ONLYOFFICE Docs. Totalmente compatibles con todos los formatos de documentos populares, los editores en línea de ONLYOFFICE facilitan el trabajo con textos, hojas de trabajo, diapositivas y formularios rellenables.

Además de la implementación en la nube, ONLYOFFICE Docs puede instalarse dentro de tu red corporativa local.

Google Docs. La suite ofimática de Google es muy utilizada en la red y es la opción preferida de los equipos remotos más grandes.

Microsoft 365. Las herramientas populares Word, Excel y PowerPoint son parte de la suite empresarial de Microsoft.

Colaboración

Tanto si se trata de documentos de oficina como de otros tipos de archivos, tu equipo debe poder trabajar de manera colaborativa en tiempo real. Las soluciones de espacio de trabajo colaborativo en línea lo hacen posible para cualquier sector, incluyendo:

• Diseño y producción de vídeo
• Grabación de música y de voz
• Desarrollo de software
• Gestión de bases de datos de clientes

Almacenamiento y uso compartido de archivos

Los archivos deben almacenarse de forma segura en algún lugar y compartirse sin problemas, si es necesario. Las opciones aquí son tu propio almacenamiento o un proveedor de servicios en la nube, como:

• Dropbox
• Box
• Google Drive
• ownCloud
• Nextcloud

Estos servicios suelen ofrecer una serie de derechos para acceder a un archivo cada vez que lo compartes. Por ejemplo, puedes compartir un documento sensible y los destinatarios no podrán editarlo.

2. Comunicación

En cada equipo los empleados intercambian mensajes, hacen llamadas, envían correos electrónicos. Cada espacio de trabajo colaborativo moderno amplía constantemente las capacidades de comunicación.

Chats

Las soluciones de oficina en línea "todo en una" ofrecen chats corporativos nativos o incluso redes sociales internas.

• Como alternativa, puedes utilizar servicios de mensajería instantánea segura como Telegram. Otra opción para chatear rápidamente es Signal. 
• Threema es un programa de mensajería de pago de código abierto con cifrado de extremo a extremo:

En la mayoría de los casos, los programas de mensajería funcionan en el escritorio, en el dispositivo móvil y en el navegador. También pueden integrarse con tu espacio de trabajo virtual colaborativo. 

Videoconferencias

Los chats pueden ser insuficientes y consumir mucho tiempo para las discusiones de grupo de larga duración. El software de videoconferencia mejora la productividad y puede incluso reducir los costes de viaje.

• Zoom es actualmente la solución de videoconferencia más popular en todo el mundo.
• Jitsi ofrece una alternativa sólida con funciones similares para los usuario que prefieren el código abierto.
• Microsoft Teams es un ejemplo de software nativo de videollamadas dentro de la suite colaborativa de Microsoft.

En la mayoría de los casos, las aplicaciones de videoconferencia pueden integrarse con tu espacio de trabajo en línea. 

Correo electrónico

Los correos electrónicos son adecuados para las discusiones empresariales externas y la interacción con los clientes. El sistema de gestión de correo electrónico está presente en casi todos los espacios de trabajo colaborativos digitales.

3. Gestión de proyectos

Cuando se trata de gestionar un proyecto complejo en el que participan varios equipos, es necesario entender claramente los hitos, el progreso de cada tarea, el presupuesto y la programación de eventos.

Gestión de tareas y cargas de trabajo

Una gestión adecuada de las tareas aumenta la productividad y evita el agotamiento. Las aplicaciones de gestión de proyectos suelen ofrecer una pizarra virtual para asignar tareas y establecer plazos.

Otras soluciones de gestión de proyectos incluyen Asana, Wrike, Trello, entre otras.

Planificación

Los calendarios siguen cumpliendo su función de planificar eventos. Pero es necesario que sean calendarios de grupo, disponibles para todos los participantes.

Herramientas para hacer informes

Las funciones para crear informes son muy importantes cuando necesitas presentar el estado de progreso ante la alta gerencia.

Estas funcionalidades son especialmente útiles para predecir la carga de trabajo futura y tomar decisiones basadas en la información.

Cinco mejores herramientas de colaboración empresarial

Estos programas "todo en uno" proporcionan las funciones necesarias sin necesidad de tener numerosas aplicaciones independientes.

Onlyoffice Workspace

ONLYOFFICE Workspace es una oficina en línea que incluye editores colaborativos para documentos de texto, hojas de cálculo y presentaciones, gestión de proyectos, CRM, correo electrónico y calendarios.

Disponible para su implementación local en Windows y Linux, ONLYOFFICE Workspace, de código abierto, es una solución autoalojada para empresas que necesitan un espacio de trabajo colaborativo dentro de una red local.

Puedes comunicarte mediante Telegram y Jitsi, gestionar todos los correos electrónicos de varias bandejas de entrada, crear calendarios de equipo, generar informes, asignar tareas y mucho más.

Características principales

• Editores de documentos
• Almacenamiento de archivos
• Gestión de proyectos
• Gestión de correo electrónico
• Calendarios

Zoho One

Zoho ofrece una solución completa con más de 40 aplicaciones para cualquier departamento en equipos grandes. Entre ellas se encuentran el seguimiento de proyectos, el CRM, la automatización de correo electrónico, las videoconferencias, la red social interna, el almacenamiento y el uso compartido de archivos y la edición de documentos.

Otras aplicaciones adicionales ayudan a impulsar el marketing en las redes sociales, la gestión de los recursos humanos, la contabilidad, la optimización de las tasas de conversión en una página web, la recopilación de los comentarios de los clientes en las encuestas, entre otros.

Zoho One está completamente basado en la nube y es adecuado para equipos que no disponen de una infraestructura informática propia.

Características principales

• Editores de documentos
• Gestión de proyectos
• Almacenamiento de archivos
• Videoconferencias
• Gestión de correo electrónico
• Automatización de las actividades de marketing
• Calendarios
• Herramientas de analítica

Google Workspace

Anteriormente conocido como G Suite, Google Workspace ofrece a los usuarios empresariales la edición de documentos de texto, hojas de cálculo y presentaciones, calendarios, Gmail y almacenamiento ampliado de archivos en la nube. Sin embargo, no se incluyen funciones de gestión de proyectos.

Las herramientas de comunicación son el chat y las reuniones de vídeo a través de Google Meet. El plan básico ofrece 30 GB de almacenamiento de archivos.

Google Workspace está totalmente basado en la nube, la instalación in situ está fuera de las prioridades de Google.

Características principales

• Editores de documentos
• Almacenamiento de archivos
• Videoconferencias
  
• Calendarios

Microsoft 365

La suite ofimática de Microsoft ofrece editores de documentos nativos, como Word, Excel y PowerPoint, así como 1 TB de almacenamiento. La aplicación de gestión de correo electrónico es el popular Outlook.

Sin embargo, no todos los planes incluyen videoconferencias y programación de tareas a través de MS Teams. La gestión de proyectos tampoco está disponible, pero puede adquirirse adicionalmente como solución basada en la nube desde 10 dólares por usuario/mes. 

Características principales

• Editores de documentos
• Almacenamiento de archivos
• Videoconferencias
• Gestión de correo electrónico
• Calendarios

Bitrix24

Bitrix24 es una herramienta poderosa de colaboración y ofrece chats, videollamadas, feeds, espacios de trabajo corporativos y bases de conocimiento.

Puedes gestionar proyectos, delegar y establecer tareas, navegar entre tareas y proyectos utilizando diferentes vistas: Plazo, Planificador, Tablero Kanban, Diagrama de Gantt o Calendario. Cada cuenta tiene un almacenamiento de archivos de hasta 1 TB.

Sin embargo, la mayoría de las características impresionantes en Bitrix24 sólo están disponibles en los planes caros.

Características principales

• CRM
• Gestión de proyectos
• Automatización de procesos empresariales
• Edición de documentos
• Almacenamiento de archivos

Slack

Slack permite que estés en contacto con tu equipo, esté donde esté. Es una herramienta de comunicación en equipo que facilita el contacto con el resto de tus compañeros. Es ideal para dirigir a un equipo de personas que trabajan desde casa. Hace que el desarrollo de proyectos vaya hacia adelante de manera sencilla y reduce el número de e-mails y reuniones físicas, ganando así tiempo y productividad.

Trello

Trello es una herramienta de gestión de proyectos que permite compartir listas, donde puedes incluir todas las notas que quieras (las notas en esta plataforma son denominadas cards). En ellas puedes categorizar texto, imágenes, dibujos, mock-ups, etc. Ofrece una forma muy práctica y visual de organizar la información. Y todo ello de forma gratuita.

Figma

Figma es una herramienta realmente útil para el prototipado y la creación de wireframes y/o diseños. La ventaja es que agiliza el proceso de diseño ya que permite compartirlo con el equipo y que todos puedan colaborar en el mismo workspace de forma gratuita.

Mural

Mural es una herramienta colaborativa creativa para crear murales donde compartir, con tan solo arrastrar los ficheros, todo tipo de archivos multimedia, links y documentos. Es perfecta para adquirir inspiración y recoger pensamientos. Además, permite hacer brainstorming sin tener que estar en la oficina con tus compañeros.

MindMeister

MindMeister es muy útil para la elaboración de mapas mentales en línea que te permite capturar, desarrollar y compartir ideas de forma visual. Además, tiene la funcionalidad de muchas otras herramientas colaborativas. Es complicado empezar un mapa mental, pero una vez elaborado, es perfecta para plasmar ideas y para transmitirlas al equipo. Dispone de versión gratuita.

BinFire

Si quieres una herramienta colaborativa que incluya todas las funcionalidades de project management, BinFire puede ser la solución. Está diseñada para proyectos en equipo, seguimientos y colaboraciones.

Asana

Asana es una plataforma que organiza el trabajo para que los equipos sean mucho más eficientes y sepan gestionar los diferentes proyectos así como sus cargas de trabajo. Además, cuenta con más de 200 integraciones de otras herramientas con el objetivo de reunir en un mismo espacio todo lo que el equipo necesita.

TeamViewer

Teamviewer es un software que te permite dar acceso remoto a tu equipo o conectarte a otro, previa autorización del usuario. También funciona como plataforma para la realización de conferencias en línea. Muy práctico para reuniones online y cuando tienes algún problema técnico y necesitas que, de forma remota, alguien pueda revisarlo.

Tendencias en oficinas: así son los espacios de trabajo este 2022

La vuelta a las oficina este 2022 ha estado marcada por los coworking, las oficinas híbridas y un modelo de trabajo totalmente nuevo. Pero ¿qué nos depara el futuro? Repasemos las últimas tendencias en oficinas este 2022.

El coronavirus ha marcado nuestras vidas irremediablemente, eso es innegable. Pero sus efectos van mucho más allá, y es que se ha convertido en un acelerador de tendencias en todos los aspectos. Empezando por la repentina adaptación que todos tuvimos que hacer al inicio de la pandemia, en menos de dos años hemos sido testigos del vertiginoso despegue de muchos trends que se han convertido en imprescindibles en nuestras vidas.

El coronavirus se ha convertido en un acelerador de tendencias en todos los aspectos, incluidos los espacios de trabajo.

TikTok, la freidora de aire, llevar mascarillas a juego con el conjunto, el teletrabajo y el modelo de trabajo híbrido son buenos ejemplos de ello. Y es por eso que, cuando se trata de espacios de oficina, decoración y usabilidad, las tendencias se comportan de la misma manera.

El afán por cambiar de aires, mudarse y redecorar se manifestó en muchos hogares. Porque, ¿no es nuestro espacio de trabajo como nuestra segunda casa?

Interiorismo y Flexibilidad en las oficinas

La creatividad y la necesidad de renovar el espacio de trabajo son factores que afianzarán las oficinas flexibles este 2022. Espacios que brindan la oportunidad de dar un giro de 180º si así lo necesita el equipo que trabaje en ellos. El decorador que todos llevamos dentro tiene más fuerza que nunca, por lo que los espacios de oficina no corporativos pasarán a mejor vida.

Tranquilidad y Minimalismo

De la misma manera, la oficina siempre ha sido y será como un segundo hogar, y es por eso que el espacio de trabajo debe ser acogedor. Este 2022 se apuesta por una decoración minimalista, cómoda y cálida. Así, el cambio de la home office a la office office no será tan brusco.

La flexibilidad, la posibilidad de personalización y un ambiente acogedor son la clave de las oficinas en tendencia para 2022

Espacios en Tendencia, pero sostenibles

La sostenibilidad, la reducción de residuos y cuidar del medio ambiente también son tendencias fundamentales para 2022, dentro y fuera de la oficina. Espacios atractivos, pero siempre respetuosos con el medio ambiente. El ahorro de energía y la desaparición del plástico se han convertido en puntos centrales de la conversación.

Atentx a la sección #MakeItEco en nuestras redes sociales para no perderte nada sobre cómo cuidar del medio ambiente desde tu espacio de trabajo Lexington, ¿nos seguimos?

Últimas Tendencias en Tecnologías

Otra de las tendencias en oficinas para 2022 es la tecnología, siempre a la última. Nuevas necesidades requieren nuevas soluciones que faciliten las reuniones semipresenciales, el trabajo en remoto y un control exhaustivo de aforos (si es preciso), asistencias... Cada empresa es un mundo y aún muchas no han vuelto a un modelo de trabajo 100% presencial. La oficina flexible de este 2022 seguirá poniéndote fácil la vuelta escalonada o el modelo híbrido que decidas implementar con tu equipo.

Espacios para disfrutar

Los espacios de trabajo se han convertido en lugares de encuentro (y reencuentro), y es por eso que han de tener la capacidad de hacernos felices. Las oficinas de 2022 invertirán en espacios colaborativos, salas de reunión y break-out áreas, además en espacios de trabajo amplios y que inviten al trabajo en equipo.

ATE, y los espacios de trabajo colaborativos

La visión del mundo actual y sus concepción está cambiando cada día más, afectando todas las aristas de la sociedad al generar nuevas competencias, habilidades o formas de hacer las cosas, sobre todo con el uso de las Tecnologías de la Información y la Comunicacion que ayudan a desaparecer las fronteras así como acortar las distancias en el mundo virtual, cada día más real.

Dentro de ATEmprendedores hemos introducido a todos nuestros actores en este mundo virtual con la posibilidad de conexión por medio de las diversas plataformas existentes. Además, efectuamos alianzas de colaboración, que nos permiten apoyarnos y obtener beneficios mutuamente, bajo la filosofía del ganar -  ganar.

Aplicamos el Coworking creando una comunidad de trabajo desde cualquier parte del mundo, obteniendo excelentes resultados, cumpliendo con la misión de apoyar a nuestros emprendedores, dentro o fuera de la Red.

En muchas oportunidades les hemos hablado que en ATE, somos más que servicios, y es porque así lo sentimos. Creamos oportunidades junto con nuestros clientes y hacemos que su Negocio sea parte del nuestro.

Si deseas ampliar tu información acerca de nosotros puedes ingresar a nuestra sección de Servicios o escribir a nuestro correo atemprendedores@gmail.com

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