Como emprendedor, no siempre ha sido tan fácil trabajar con otros miembros del equipo, especialmente con aquellos que están muy lejos de ti. La tecnología le da a su equipo más flexibilidad, en algunos casos permitiéndose trabajar de forma remota desde cualquier lugar.

Por: Entrepreneurship

En dónde los empresarios son buenos: multitarea y omnipresente en las operaciones de la empresa. Necesitan ver de inmediato el panorama general, mientras tienen la capacidad de profundizar en los detalles.

Por lo tanto, una buena solución de colaboración debe tener estas características clave:

• Búsqueda rápida: me ayuda a hacer un seguimiento del panorama general.
• Feed de actividad: si necesito profundizar en tareas específicas y llamar la atención de alguien.
• Cronología de tareas: para ayudarme a monitorear el progreso, anticipar retrasos, entre otros.
• Informes y análisis: bueno para evaluar el rendimiento general del equipo y del individuo.
• Accesibilidad: me permite iniciar sesión en el sistema en cualquier lugar y en cualquier momento.

Según este conjunto de características, estas son las herramientas de colaboración recomendadas. 

Las mejores herramientas de colaboración

1. Wrike: Tiene la vista de 3 paneles que le permite ver las métricas clave de un vistazo, mientras le permite seguir la jerarquía de tareas y subtareas y profundizar en detalles específicos. Cuenta con una fuente de actividad que le muestra las últimas actividades y le permite seguir el progreso general del equipo o hacer ping a usuarios específicos directamente desde la fuente. También le agradarán sus gráficos de rendimiento que lo ayudan a obtener estadísticas sobre métricas individuales y de equipo. Lo mejor de todo es que tiene una aplicación gratuita para hasta 5 usuarios. Véalo usted mismo.
2. Asana: Al igual que Wrike, es completo, capaz de abordar las características clave que mencioné anteriormente. Su bandeja de entrada inteligente consolida todos sus mensajes y notificaciones en un solo lugar, que es lo que desea para mantener las cosas ordenadas y fáciles de recuperar. Además, puede convertir un mensaje en una tarea procesable dentro de la bandeja de entrada o activar una reunión por problemas urgentes. También revise sus páginas de equipo, que le permiten agrupar tareas por proyecto y ver los detalles para rastrear cómo se mueven las cosas por proyecto.
3. Proyectos Zoho; Esta es una buena opción para colaborar con partes internas y externas, por ejemplo, involucrando clientes o proveedores. Le ofrece calendarios compartidos, paneles de conversación privados y públicos e incluso páginas de Intranet. Todas las discusiones están contenidas en un solo lugar para facilitar el monitoreo y las referencias. También obtienes Project Forums, una especie de feed de actividades y portal de la comunidad para cualquiera que quiera discutir algo o compartir imágenes, archivos, ideas, etc.
4. Trello: Es una herramienta kanban favorita que utiliza tableros, listas y recursos e información de tarjetas. Es mejor para proyectos que siguen el proceso de hacer, hacer y hacer. Monitorear las tareas es visualmente simple con solo moverlas de izquierda a derecha. Usando etiquetas y rótulos, es fácil buscar artículos específicos incluso cuando su tablero está lleno hasta el borde con listas y tarjetas.
5. Flojo: A veces, todo lo que necesita es una herramienta simple que le permita chatear con sus equipos desde su teléfono para mantenerse actualizado o compartir archivos para discutir cosas en detalle. Slack tiene una aplicación gratuita robusta para mensajería instantánea, llamadas VoIP y uso compartido de archivos.

Si está buscando un software de colaboración en equipo y gestión de tareas, Hibox es la solución perfecta

De hecho, Hibox es una plataforma colaborativa y una solución de gestión de tareas para empresas. Podría definirse como una combinación entre Asana (gestión de tareas y proyectos), Slack (plataforma de comunicación) y Skype (llamadas / videollamadas).

Con estas tres características, el objetivo principal de la plataforma es mejorar la productividad del usuario. Encontrar todo lo que un usuario necesita en un solo software ahorra mucho tiempo. Ya no es necesario cambiar de una herramienta a otra, no es necesario esperar a que sus colegas inicien sesión, lo único que debe hacer es usar Hibox.

Hablemos primero sobre la parte de colaboración y comunicación. Sus conversaciones se organizarán por secuencias (por ejemplo, una para cada una de las funciones de sus empresas) y conversaciones individuales, con solo otro colega y usted. Cada una de las transmisiones es privada y, como administrador de su cuenta, puede elegir el rol de todos los usuarios y decidir a quién desea agregar a las transmisiones y si desea que las transmisiones se oculten de los demás.

Dentro de sus transmisiones, puede compartir todo tipo de archivos (foto, video, pdf) y archivos desde su Dropbox, Box o Google Drive porque están directamente integrados. Todas sus conversaciones se guardan para que pueda acceder a su información anterior utilizando la barra de búsqueda. Tiene una pequeña vista de resumen a la derecha que le permite ver todos los documentos, tareas, notificaciones recientes y miembros dentro de esta secuencia.

Otra característica importante que debo mencionar es la videoconferencia. Puede iniciar videollamadas con un solo clic, no se necesitan descargas ni complementos. Lo único que tiene que hacer es comenzar su llamada y hacer una lluvia de ideas con sus colegas. Mientras discute, todavía tiene acceso a sus secuencias de conversación y a todas las demás funcionalidades.

Ahora hablemos de la parte de gestión de tareas. Es muy fácil crear y administrar sus proyectos. Al chatear, todo lo que tiene que hacer es escribir "/ tarea" y su mensaje y se transformará automáticamente en tarea al enviarlo; si no desea escribir "/ tarea", simplemente use el botón "+" y elija tarea. Luego puede asignar esta tarea a un usuario y establecer una fecha límite y agregar recurrencia. Si va a la parte de la tarea (columna izquierda), verá una descripción general de todas sus tareas en todas sus transmisiones y conversaciones. Use la vista de calendario para obtener una descripción más global, los filtros para encontrar algunas tareas específicas.

Otras herramientas que te pueden interesar:

1. ezTalks Cloud Meeting

ezTalks Cloud Meeting es probablemente la mejor herramienta de colaboración en línea que existe. Combina video HD, audio y chat multiplataforma para ofrecer una experiencia de usuario inigualable. Estas tres características lo convierten en una opción ideal para organizar reuniones en línea.

Otras características incluyen el uso compartido de pizarra interactiva, grabación y reproducción, uso compartido de pantalla, lo que hace que la colaboración en línea sea fácil y eficiente. Además, la función de programación facilita el envío de recordatorios sobre reuniones. El control administrativo también se facilita con la función "permiso de hablar" y "expulsión". Es totalmente compatible con Windows, Mac, Android e iOS, lo que lo hace más atractivo.

2. Yammer

Algunas compañías han intentado en el pasado crear grupos de Facebook para su fuerza laboral. Sin embargo, esto generalmente no es efectivo por muchas razones. Por un lado, es imposible controlar el grupo. En segundo lugar, nadie quiere que su jefe husmee en su perfil de Facebook. Yammer ofrece todos los beneficios de Facebook sin todas las limitaciones.

Es una herramienta segura para compartir información interna. Le permite crear perfiles, cargar fotos, documentos y archivos. El plan básico es gratuito, pero las empresas pueden actualizarse con tan solo $ 3 al mes para disfrutar de funciones adicionales como la seguridad. Actualmente es utilizado por más de 6 millones de personas. Como ahora es propiedad de Microsoft, puede integrar Office 365 y SharePoint.

3. holgura

Es una de las herramientas de colaboración en línea de más rápido crecimiento para empresas. Es principalmente una aplicación de mensajería, que permite la mensajería y el archivo en tiempo real. Lo que es único es que opera en un canal. Una empresa puede crear diferentes canales para facilitar el seguimiento y la comunicación en torno a un equipo encargado de un proyecto. También tiene una función de búsqueda para asegurarse de que nunca pierda ninguna conversación.

4. DeskAway

Los correos electrónicos siguen siendo el modo de comunicación dentro de la oficina. Sin embargo, la gran cantidad de correos electrónicos recibidos por un solo empleado puede ser abrumadora. DeskAway es una de las herramientas de colaboración en línea diseñada para la gestión de proyectos. Proporciona a los miembros del equipo un lugar virtual centralizado para la comunicación, lo que facilita la recuperación de correos electrónicos cuando surge la necesidad.

Al igual que todas las herramientas basadas en la web, no requiere configuración ni instalaciones para su uso. Puede disfrutar de sus servicios desde tan solo $ 25 al mes para 20 usuarios y 25 proyectos, y viene con 2GB de espacio de almacenamiento.

5. Reunión de Zoho

Zoho Meeting es más que solo un software de conferencia web. Además de las reuniones en vivo en línea, también permite a las empresas hacer demostraciones de productos a clientes potenciales y proporcionar servicios de atención al cliente a distancia. Los clientes pueden iniciar sesión utilizando otras cuentas de redes sociales como Facebook, Yahoo o Google. Las reuniones están limitadas a una hora. Los precios comienzan desde $ 12 al mes.

Algunas herramientas de colaboración en línea para empresas

1. Aparecer en: Esta videoconferencia es muy rápida y fácil. No tiene que iniciar sesión, puede admitir múltiples usuarios y es ideal para conversaciones rápidas y rápidas.
2. Todos están mencionando a Slack para esta pregunta, como deberían. Es fácil comenzar y puede comunicarse al instante. Lo que realmente lo distingue son sus bots, como hechos aleatorios de Cat. O tal vez es una función de recordatorio. Sí, eso también es útil.
3. El último que recomendaría es Workzone . Es ideal para ejecutar sus proyectos fuera del desarrollo de software. Usted sabe cosas como recordarle que configure anuncios de reorientación, que trabaje en la presentación, que pague sus facturas. Esos son fáciles con plantillas de proyecto repetibles. También puede tener diferentes roles y cuentas, para que todos, desde sus inversores hasta los pasantes, puedan usarlo. ¡Agradable!
4. Bit.ai: documentos interactivos más inteligentes: El nuevo chico en el bloque y una de las herramientas con más funciones en esta lista es Bit.ai. Bit es una nueva herramienta de colaboración de documentos basada en la nube que ayuda a los equipos a crear, administrar y rastrear documentos. Bit lo ayuda a asegurarse de que sus documentos sean más que un simple texto aburrido. Por lo tanto, además de permitir que varios usuarios colaboren en los documentos, Bit también permite a los usuarios compartir cualquier tipo de contenido multimedia rico, como videos de YouTube, listas de reproducción de SoundCloud, Google Docs, hojas de cálculo One Drive Excel, GIF, Tweets, tableros de Pinterest, etc. Básicamente, cualquier cosa en Internet con un enlace (es decir, dominio de ejemplo, dominio de ejemplo) se puede compartir y Bit lo convertirá automáticamente en contenido visual Simplemente copie y pegue la URL de su contenido y presione enter. Bit, luego genera una vista previa en vivo de su contenido digital dentro de su documento. Imagine cuán ricos e interactivos pueden ser sus documentos inteligentes. Además de agregar contenidos y embebidos enriquecidos, también puede agregar archivos dentro de sus documentos. Permite a su lector hacer referencia a documentos adicionales que necesitan firmar, descargar, almacenar o acceder. Bit permite agregar cientos de diferentes tipos de archivos a sus documentos. No más búsquedas en archivos adjuntos de correo electrónico para encontrar el documento correcto.
5. Zoho Docs: Al igual que Google Docs, Zoho Docs también proporciona herramientas para crear documentos, hojas de cálculo y presentaciones, directamente en la nube. Zoho Docs hace que la creación, almacenamiento, edición, uso compartido y colaboración de documentos sea muy fácil. Además de sus documentos, hojas de cálculo y presentaciones, incluso puede cargar su música, películas y otros archivos a la nube de Zoho y, básicamente, llevar su oficina a donde quiera que vaya . Zoho Cloud ofrece 5Gb de espacio de almacenamiento gratuito. Incluso puede sincronizar sus computadoras con Windows, Mac o Ubuntu Linux a la nube y viceversa y acceder a sus archivos en cualquier computadora, tanto en línea como fuera de línea. Los usuarios también tienen la capacidad de organizar sus archivos por equipos, proyectos, tipos de archivos y autores, lo que facilita el acceso a los archivos rápidamente. Precios : Zoho Docs es gratuito para hasta 25 miembros con 1 GB de almacenamiento por usuario gratis
6. Confluencia: Atlassian Confluence es un software de colaboración de documentos para que los equipos se comuniquen internamente. Confluence permite a los equipos crear, compartir y colaborar fácilmente en documentos, hojas de cálculo, presentaciones e imágenes. El seguimiento del progreso del proyecto es muy sencillo en Confluence. Los miembros del equipo pueden compartir archivos PDF, documentos, imágenes, rastrear cada versión y los cambios realizados en una página, y conectarse a Jira para proporcionar información sobre su trabajo de desarrollo con enlaces automáticos, creación rápida de problemas e informes. Con la capacidad de agregar comentarios en línea, de archivo y de página , puede dejar comentarios fácilmente sin perderse en sus hilos de correo electrónico o mensajes de chat. Los miembros del equipo pueden anclar comentarios en el archivo compartido, agregar sus sugerencias o comentarios, y pueden editar archivos de oficina directamente desde su panel de control de Confluence. Los usuarios tienen la capacidad de organizar y compartir información de la empresa entre los empleados y con sus clientes.
7. Dropbox Paper: Dropbox Paper es un editor de colaboración de documentos centrado en equipos de diseño para colaborar internamente. Le permite agregar medios enriquecidos junto con texto e imágenes para colaborar y trabajar en proyectos con su equipo. Agregue archivos de Dropbox dentro del documento, videos de YouTube, publicaciones en redes sociales y más. Puede compartir fácilmente un documento con alguien o agregar un colaborador simplemente haciendo clic en el botón " compartir " e invitarlos a ver o editar el documento a través de un enlace personalizado. También puede crear grupos y compartir documentos con sus equipos, para que nadie se quede atrás. Los usuarios pueden compartir archivos individualmente o creando grupos, administrar el acceso a los documentos, asignar tareas a un miembro del equipo con @menciones y dar su opinión en tiempo real. El papel de Dropbox ha tomado tiempo para crear pegatinas personalizadas para agregar personalidad y humor a las conversaciones que tiene con sus compañeros de equipo. El papel de Dropbox es poderoso, pero una alternativa ligera a Google Docs y hace un buen trabajo al ser un espacio de trabajo colaborativo en línea para que los equipos trabajen internamente.
8. Quip: Quip es una herramienta de comunicación y colaboración en equipo que permite a los equipos crear y editar documentos en vivo y hojas de cálculo. Quip se propone eliminar los hilos de correo electrónico de su vida laboral al proporcionar salas de chat e hilos de discusión para cada documento. Los usuarios pueden adjuntar un documento o una hoja de cálculo a un chat y luego revisarlo y editarlo juntos. Con Quip, los equipos pueden crear, discutir y organizar su trabajo interno . Incluso conecta su cuenta de SalesForce e integra sus datos con los documentos en vivo y las hojas de cálculo de Quip. Los miembros del equipo pueden acceder al centro central para todos sus documentos y hojas de cálculo que están constantemente actualizados con las ediciones de todos. Si no desea que todos accedan a un grupo, archivo o carpeta, puede establecer permisos para el mismo. Quip fue creado para ser móvil primero y ofrece aplicaciones dedicadas de Android e iOS para llevar su trabajo a donde quiera que vaya.

Un equipo de diseñadores no siempre trabaja en la misma oficina; trabajas en grupos distribuidos, algunos de ustedes pueden estar trabajando desde casa y los clientes pueden estar ubicados en todo el mundo. Aquí es donde entran las herramientas de colaboración: hacen que sea más fácil y rápido para los diseñadores obtener comentarios y aprobar obras de arte de manera profesional, y vienen en todo tipo de formas, desde aplicaciones gratuitas de Android hasta extensiones de Chrome.
Algunos se crean específicamente para diseñadores, algunos sirven como una pizarra de diseño conceptual a menudo con herramientas para hacer anotaciones simples, y algunos son aplicaciones web todo en uno que incluyen un elemento de gestión de proyectos.

DropBox es una aplicación en la nube que permite compartir archivos prácticamente sin fin entre usuarios / computadoras prácticamente infinitas. Guarde los archivos en su computadora y luego acceda a ellos desde su teléfono. Todo lo que guarda en Dropbox se sincroniza automáticamente con todos sus dispositivos.

Citrix sigue produciendo un excelente software colaborativo basado en la web. Citrix Startup Accelerator cultiva tecnologías innovadoras móviles, en la nube y de colaboración. El Programa Innovadores es una residencia de tres meses, donde los emprendedores reciben capacitación y entrenamiento en colaboración de vanguardia, comunicación, pensamiento de diseño y enfoques lean startup.

ActiveInterview es específicamente para nuestros reclutadores y lectores de Recursos Humanos. Programar entrevistas y revisiones entre todas las partes también puede ser muy difícil y realmente demorar el proceso. Con ActiveInterview, los candidatos pueden completar una lista predefinida de preguntas siempre que sea conveniente para ellos, y dado que los videos se almacenan en una ubicación compartida, cualquier gerente de contratación puede iniciar sesión y tomar notas cuando tengan tiempo. También hay opciones integradas para ayudar a descartar a los solicitantes que presenten sus currículums en masa a cualquier trabajo que vean.

Básicamente, necesita 4 tipos de herramientas para colaborar de manera eficiente:

- Una herramienta de mensajería instantánea en tiempo real : piense en Skype, Hangouts de Google o similar. Algo que permite a las personas hablar y chatear por video con un colega remoto en tiempo real.
- Una herramienta de gestión de tareas : Algo que hace que el trabajo en equipo sea eficiente, que permita asignar y organizar tareas, y elimine la necesidad de correos electrónicos de ida y vuelta relacionados con el trabajo.
- Una herramienta de base de conocimiento : piense en blogs o wikis internos (y Wrike también puede hacerlo muy bien). Algo que permite que los procesos se documenten o que la experiencia / mejores prácticas se registren y compartan con el equipo.
- Una herramienta para compartir archivos : Think Box, Dropbox, OneDrive y Google Drive. Algo que le permite guardar, sincronizar y compartir archivos fácilmente con el equipo. (Y si usa Wrike, podrá adjuntar fácilmente archivos de estos servicios a sus tareas).